情シス向けAI議事録ツール導入チェック｜セキュリティ・権限管理・録音同意の確認項目

このガイドについて： 本ガイドは、情報システム部門・IT管理者・セキュリティ担当者向けに、AI議事録ツールを法人導入する際の確認項目を整理したものです。セキュリティ・プライバシー・法的適合性の保証や法的アドバイスを提供するものではありません。各ツールのデータ管理仕様・セキュリティ機能・権限設定・外部連携・契約条件は変更される場合があります。導入前に必ず各ツールの公式サイトおよびサポート窓口で最新情報を確認し、法務・コンプライアンス担当者と連携して導入判断を行ってください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。掲載順・評価は報酬に左右されない方針で運営しています。

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この記事で分かること

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情シスがAI議事録ツール導入前に確認すべき主な観点

AI議事録ツールの法人導入を判断するとき、機能比較だけでなく以下の観点を確認することを推奨します。

データ保管

• 保管場所（サーバーのリージョン）： データがどの国・地域のサーバーに保管されるかを確認してください。自社の情報セキュリティポリシー・データ所在地に関する要件と照合してください。
• 保管期間・削除ポリシー： 録音データ・文字起こしデータの保管期間と、削除方法・削除タイミングを確認してください。
• エクスポート可否： データを任意のタイミングでエクスポート・取り出せるかどうかを確認してください。
• AI学習への利用可否： 録音・文字起こしデータがツールのAI学習に使われるかどうかを公式情報で確認してください。利用される場合、オプトアウト可否も確認してください。

共有範囲

• デフォルトの共有設定： 作成された議事録・文字起こし・録音データが、デフォルトでどの範囲に共有されるかを確認してください。
• 外部共有の制御： 社外の人間（取引先・顧客など）へのリンク共有が可能かどうか、制御できるかどうかを確認してください。
• 組織外への誤共有リスク： チームや組織の設定でデータの外部流出を防ぐ仕組みがあるかを確認してください。

権限管理

• 管理者アカウント： 組織全体の利用状況・ユーザー管理・設定変更を行う管理者アカウントが設けられているかを確認してください。
• ユーザーロールの設定： 閲覧・編集・削除など、操作ごとの権限を設定できるかを確認してください。
• アクセスログ・操作ログ： 誰がいつどのデータにアクセスしたかのログを確認できるかを公式情報で確認してください。
• シングルサインオン（SSO）： 自社のIDプロバイダーとのSSO連携に対応しているかを確認してください（対応プランを含め公式情報で確認してください）。

外部連携

• 連携先ツールの範囲： Slack・Notion・Salesforce・HubSpotなど、連携できるツールと連携の内容を確認してください。
• 連携時のデータスコープ： 外部ツールとのAPI連携時に、どのデータが共有されるかを確認してください。
• webhookやAPI利用の可否： 自社システムとの独自連携が必要な場合、API提供の有無と条件を公式情報で確認してください。

契約・支払い

• プランの種類と契約単位： ユーザー単位・組織単位・機能別プランなど、契約の単位を確認してください。
• 年払い・月払いの違いと途中解約条件： 解約時のデータ処理・返金条件を含めて公式情報で確認してください。
• 請求書払い・法人契約の可否： 法人として請求書払いで契約できるかを確認してください（必要な場合）。
• SLA・サポート条件： 障害時のサポート対応・SLA（サービスレベルアグリーメント）の内容を確認してください（必要な場合）。

録音同意

• 参加者への通知： Bot参加型録画ツールでは、ミーティングに録画Botが参加した際に参加者に通知されるかを確認してください。
• 同意取得の仕組み： ツールが録音・録画の同意取得を支援する機能を持つかを確認してください。持たない場合、社内ルールとして事前に整備する必要があります。
• 社内ルールの整備： 顧客・取引先との会議で録音・録画を使用する場合、相手方への事前説明と同意確認のルールを情シスおよび法務・コンプライアンス部門と連携して整備してください。

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ツール別の確認観点（概要）

以下は各ツールで情シスとして確認すべき事項の概要です。具体的な仕様・設定方法・対応プランは必ず各ツールの公式サイトおよびサポート窓口で確認してください。

Notta

• データ保管： サーバーのリージョン・保管期間・削除ポリシーを公式情報で確認してください
• 管理者機能： ワークスペース管理・ユーザー管理・権限設定の対応状況とプランを確認してください
• AI学習への利用： 録音・文字起こしデータの利用可否とオプトアウト可否を公式情報で確認してください
• 日本語サポート： 日本語UIと日本語サポートに対応しているとされています。サポート範囲・方法は公式情報で確認してください
• 対面録音： スマートフォンアプリによる対面録音に対応しているとされています。セキュリティ設定・データ扱いは公式情報で確認してください

→ Nottaの詳細を見る
→ Notta料金ガイド（プラン・管理機能の確認に）

tl;dv

• データ保管： サーバーのリージョン・保管期間・削除ポリシーを公式情報で確認してください
• Bot参加型録画の通知： 録画Botが参加した際に参加者に通知される仕組みを確認してください
• 管理者機能： チームの管理機能・権限設定の対応状況とプランを確認してください
• AI学習への利用： 録音・文字起こしデータの利用可否とオプトアウト可否を公式情報で確認してください
• 外部共有： クリップ共有リンクの制御（外部共有の制限可否）を確認してください

→ tl;dvの詳細を見る

Fireflies.ai

• データ保管： サーバーのリージョン・保管期間・削除ポリシーを公式情報で確認してください
• 管理者機能： 組織・チームの管理機能・権限設定・アクセスログの対応状況を確認してください
• 外部連携のデータスコープ： Salesforce・HubSpotなどCRM連携時にどのデータが共有されるかを確認してください
• AI学習への利用： 録音・文字起こしデータの利用可否とオプトアウト可否を公式情報で確認してください
• Bot参加型録画の通知： 録画Botが参加した際に参加者に通知される仕組みを確認してください

→ Fireflies.aiの詳細を見る

Sembly AI

• データ保管： サーバーのリージョン・保管期間・削除ポリシーを公式情報で確認してください
• 管理者機能： チームの管理機能・権限設定・アクセスログの対応状況を確認してください
• SSO対応： 自社IDプロバイダーとのSSO連携の対応状況とプランを確認してください
• AI学習への利用： 録音・文字起こしデータの利用可否とオプトアウト可否を公式情報で確認してください
• 会議履歴の管理： 蓄積された会議履歴データの管理・削除方法を確認してください

→ Sembly AIの詳細を見る

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法人導入前のセキュリティ確認チェックリスト

データ管理

• 録音・文字起こし・AI要約データの保管場所（サーバーリージョン）を公式情報で確認したか
• データの保管期間と削除ポリシーを確認したか
• データのエクスポート・取り出し方法を確認したか
• AI学習への利用可否とオプトアウト方法を確認したか
• バックアップ・障害時のデータ保護方法を確認したか（必要な場合）

権限管理・管理者機能

• 管理者アカウントの設定・権限の範囲を確認したか
• ユーザーごとの閲覧・編集・削除権限を設定できるか確認したか
• アクセスログ・操作ログの確認方法を確認したか
• SSO（シングルサインオン）連携の対応状況とプランを確認したか（必要な場合）
• 退職・部署異動時のアカウント管理方法を確認したか

共有範囲・外部流出リスク

• デフォルトの共有設定（組織内・リンク共有など）を確認したか
• 外部共有リンクの制御・制限方法を確認したか
• 組織外への誤共有を防ぐ設定があるかを確認したか

外部連携

• 連携先ツールの範囲と連携時に共有されるデータを確認したか
• API・webhook利用の可否と条件を確認したか（必要な場合）
• 連携に必要なプランと料金条件を確認したか

録音同意・コンプライアンス

• Bot参加型録画での参加者通知の仕組みを確認したか
• 顧客・取引先との会議での録音・録画に関する社内ルールを整備したか
• 法務・コンプライアンス担当者のレビューを受けたか
• 個人情報保護・情報セキュリティポリシーとの整合性を確認したか

契約・サポート

• プランの種類・契約単位・解約条件を確認したか
• 請求書払い・法人契約の可否を確認したか（必要な場合）
• サポート窓口・対応言語・SLAを確認したか（必要な場合）
• 年払い・月払いの違いと途中解約時のデータ処理を確認したか

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社内ルール化のポイント

AI議事録ツールを法人全体・部門で導入するとき、情シス主導で以下の社内ルールを整備することを推奨します。

利用可能な用途・利用禁止範囲の明確化

• どの会議・用途での利用を認めるか（社内会議のみ・顧客会議も含む・役員会議は除くなど）を決めておく
• 機密情報・個人情報が含まれる会議での利用可否を明確にする

録音・録画の同意確認ルール

• 顧客・取引先との会議で録音・録画を使う場合の事前説明・同意確認の手順を整備する
• Bot参加型録画ツールを使う場合、参加者への通知方法・タイミングを整備する

→ 会議録音・録画の同意で確認すべきこと

データの共有・保管・削除ルール

• 作成した議事録・文字起こし・録音データを共有できる範囲（社内のみ・特定部門のみなど）を決める
• 保管期間と削除タイミングを社内ポリシーとして設定する

アカウント管理ルール

• 誰がツールを使えるか（全社員・特定部門・申請制など）を決める
• 退職・部署異動時のアカウント無効化・データ移管手順を整備する

問題発生時の対応手順

• 情報漏洩・誤共有が発生した場合の報告・対応フローを整備する
• ツールの障害・データ損失時の対応窓口を確認しておく

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関連リンク

• AI議事録ツールのセキュリティ確認項目｜法人導入前チェック
• 法人向けAI議事録ツール比較
• 会議録音・録画の同意で確認すべきこと
• AI議事録ツールで機密情報・個人情報を扱う前に確認すべきこと
• AI議事録ツール導入チェックリスト
• AI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレート
• AI議事録ツールを社内で定着させる方法
• AI議事録ツールの無料トライアルで確認すべきこと

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よくある質問

情シスがAI議事録ツール導入前に最初に確認すべきことは？

「データがどこに保管されるか」「誰がどの範囲のデータにアクセスできるか」「AI学習への利用可否」の3点が最初の確認項目になります。次に、管理者アカウントによる権限管理・操作ログの有無・SSO連携の対応状況を確認してください。これらは公式サイトおよびサポート窓口で確認することを推奨します。

録音・録画ツールで参加者の同意は自動的に取得されますか？

Bot参加型録画ツールでは、Botがミーティングに参加した際に参加者に通知される場合がありますが、これが法的な同意取得として十分かどうかは状況によって異なります。顧客・取引先との会議では、相手方への事前説明と同意確認の社内ルールを整備してから利用を開始することを推奨します。詳細は会議録音・録画の同意で確認すべきことを参照してください。

AI議事録ツールのデータがAI学習に使われるかどうかはどこで確認できますか？

各ツールの公式サイトのプライバシーポリシー・利用規約・セキュリティページで確認することを推奨します。プランによってオプトアウトの可否が異なる場合があるため、サポート窓口に直接確認することも有効です。

情シスが社内ルール化するときに最初に決めるべきことは？

「どの用途・会議で利用を認めるか」を最初に決めてください。次に、録音・録画の同意確認ルール・データの共有範囲・保管期間・アカウント管理の手順を整備してください。詳細はAI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレートを参照してください。

法人導入前に法務・コンプライアンス担当者と連携が必要ですか？

業務上の機密情報・個人情報が含まれる会議を外部サービスで処理することについて、情報セキュリティポリシーとの整合性を確認する必要があります。特に顧客情報・採用情報・役員会議の記録などを扱う場合は、法務・コンプライアンス担当者のレビューを受けることを推奨します。本ガイドは法的アドバイスを提供するものではありません。

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まとめ

情シス・管理者がAI議事録ツールの導入を判断するとき、機能比較の前にデータ管理・権限管理・外部連携・録音同意・契約条件を確認することが重要です。

確認すべき主な項目：

• データの保管場所・AI学習への利用可否・削除ポリシー
• 管理者アカウントによる権限管理・アクセスログ・SSO対応
• 外部連携時のデータスコープ
• Bot参加型録画での参加者通知と社内ルール整備
• 請求書払い・法人契約・解約条件

各ツールの具体的な仕様・設定方法・対応プランは、公式サイトおよびサポート窓口で必ず確認してください。法務・コンプライアンス担当者と連携したうえで導入判断することを推奨します。

→ AI議事録ツールのセキュリティ確認項目
→ 法人向けAI議事録ツール比較
→ AI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレート
→ AI議事録ツール導入チェックリスト

掲載情報は2026年6月1日時点で各ツールの公式サイトをもとに整理した内容です。セキュリティ仕様・データ管理ポリシー・権限管理機能・外部連携対応・料金・契約条件は変更される場合があります。本ガイドはセキュリティ・プライバシー・法的適合性の保証や法的アドバイスを提供するものではありません。導入前に必ず各公式サイトおよびサポート窓口で最新情報を確認し、法務・コンプライアンス担当者と連携して導入判断を行ってください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。