AI議事録ツールで機密情報・個人情報を扱う前に確認すべきこと｜情報漏洩を防ぐ社内ルール
このガイドについて： 本ガイドは、AI議事録ツールで機密情報・個人情報・顧客情報を扱う前に確認したい観点を、法人担当者・情報システム部門・管理者向けに整理したものです。本ガイドは法的助言ではありません。 法律・規制上の判断は、社内の法務・情報セキュリティ・コンプライアンス担当者にご確認ください。各ツールのセキュリティ機能、データ保存、学習利用、管理機能、契約条件は変更される可能性があります。最新条件は各ツールの公式サイト・契約条件・管理者向け資料で確認してください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。掲載順・評価は報酬に左右されない方針で運営しています。
1. 結論：AI議事録ツールで機密情報を扱う前に社内ルールと管理範囲を決める
AI議事録ツールは、会議の音声・文字起こし・AI要約を外部サーバーに送信・処理・保存します。会議内容には、顧客情報・営業秘密・個人情報・経営判断など、機密性の高いデータが含まれることがあります。
ツールを選ぶ前に、以下の観点を社内で確認・整備することを推奨します。
- 処理してよい会議の種類と、適用除外にする会議の定義
- 録音・録画前に参加者へ説明するプロセス
- データの保存場所・保存期間・削除方法
- 誰がデータにアクセスできるか（権限設計）
- AI要約・文字起こしを社外共有する前の確認フロー
- 情報システム部門・法務担当者との確認プロセス
AI議事録ツールで機密情報・個人情報を扱う場合は、社内の法務・情報システム・セキュリティ担当者に確認してください。
どのツールが自社の用途・管理要件に合うか判断しにくい場合は、無料診断で整理した上で、4社比較表で候補を確認してください。
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2. AI議事録ツールで扱われやすい機密情報・個人情報の例
AI議事録ツールで録音・文字起こし処理される会議には、以下のような機密性の高い情報が含まれる場合があります。
顧客情報・取引先情報
- 顧客の会社名・担当者名・連絡先
- 商談内容・価格交渉・契約条件
- 顧客の課題・予算・意思決定プロセス
社内の機密情報・営業秘密
- 未発表の製品・サービス情報
- 経営戦略・事業計画・予算情報
- 競合分析・M&A・提携交渉に関する内容
個人情報
- 社員の氏名・所属・評価内容
- 採用候補者の情報・面接内容
- 給与・人事異動・個人の健康状態に関する発言
その他センシティブな情報
- 法務・コンプライアンス上の問題に関する協議
- 知的財産・特許・技術情報
- 未公表の財務情報
これらの情報が含まれる会議にAI議事録ツールを使用する場合は、外部サービスへのデータ送信が発生することを前提に、社内の情報セキュリティポリシーとの整合を確認してください。
3. 情報漏洩リスクを考えるときの基本観点
AI議事録ツールを導入する際に確認しておきたい、情報管理上の基本観点を整理します。
データはどこに保存されるか
多くのAI議事録ツールは、音声・文字起こし・AI要約データをクラウドサーバーに送信・保存する仕組みです。サーバーの所在地（国・リージョン）、暗号化の方式、アクセス権限の設計によって、リスクの性質が異なります。
各ツールのプライバシーポリシー・セキュリティドキュメントで確認してください。（要公式確認）
AI学習への利用可否
録音データ・文字起こしデータが、ツールのAI改善・モデル学習に利用される可能性があります。機密情報を含む会議の音声がAI学習に使われる可能性について、各ツールの利用規約・設定でオプトアウトの可否を確認してください。
各ツールの利用規約・プライバシーポリシーで確認してください。（要公式確認）
誰がデータにアクセスできるか
チームメンバー・管理者・ツール提供会社のサポートスタッフなど、誰がデータにアクセスできる可能性があるかを確認してください。管理者による権限設計が可能かどうかもプランによって異なります。
各ツールの管理機能・プラン条件を公式情報で確認してください。（要公式確認）
外部連携先へのデータ送信
CRM・Slack・NotionなどのSaaSツールと連携する場合、会議データが連携先サービスにも送信される可能性があります。連携先のデータ取り扱いポリシーも合わせて確認してください。
4. 導入前に確認すべきセキュリティ項目
機密情報・個人情報を扱う会議にAI議事録ツールを使用する前に、以下のセキュリティ項目を確認することを推奨します。
| 確認項目 | 確認内容 |
|---|---|
| データ保管場所 | 音声・文字起こしデータのサーバー所在地（要公式確認） |
| 暗号化 | 転送時・保存時の暗号化の有無（要公式確認） |
| AI学習への利用 | 録音・文字起こしデータがAI学習に利用されるか、オプトアウトできるか（要公式確認） |
| アクセス権限 | 管理者・メンバー・ツール提供側のアクセス範囲（要公式確認） |
| データ削除 | ユーザーによる削除の可否、削除後の消去タイミング（要公式確認） |
| 保存期間 | プランによる保存期間の制限（要公式確認） |
| 外部連携 | 連携先へのデータ送信内容と範囲（要公式確認） |
| DPA対応 | データ処理契約（DPA）の取得可否（要公式確認） |
| SAML SSO | 管理者機能・SAML SSOの対応プラン（要公式確認） |
| セキュリティ文書 | セキュリティホワイトペーパー・ドキュメントの公開状況（要公式確認） |
セキュリティ項目の詳細確認は：AI議事録ツールのセキュリティ確認項目
5. 録音・録画・文字起こし前に確認すべき同意と説明
機密情報・個人情報が含まれる会議を録音・録画する前に、参加者への説明と同意確認プロセスを整備しておくことが重要です。
社内メンバーへの説明
- AI議事録ツールを導入する前に、全社またはチーム向けに周知する
- 録音・文字起こし・AI要約が外部サービスで処理される旨を説明する
- センシティブな内容（人事・法務・経営判断など）が含まれる会議の扱いを社内ルールとして定める
顧客・取引先が参加する会議
- 録音・AI処理を行う旨を会議前に説明し、異議がないことを確認する
- Bot参加型ツールの場合、参加者画面に録音通知が表示されることを事前に案内する
- 顧客情報を含む会議データを外部サービスで処理することへの確認を行う
採用インタビュー・ユーザーインタビュー
- 参加者（候補者・調査協力者）への録音・録画の事前説明と同意確認を行う
- 個人情報が含まれるデータの外部サービスでの処理について、社内規程との整合を確認する
法的な同意取得の要否は状況・業種・地域によって異なります。社内の法務・コンプライアンス担当者に確認してください。本ガイドは法的助言ではありません。
録音・録画の同意確認の詳細は：会議録音・録画の同意で確認すべきこと
6. 保存期間・共有範囲・アクセス権限の決め方
保存期間の考え方
業務上の必要性と社内のデータ管理ポリシーに基づいて、会議の種類ごとに保存期間を決めることを推奨します。
| 会議の種類 | 保存期間の考え方（例） |
|---|---|
| 一般的な社内会議 | 3〜12ヶ月（自社ポリシーに合わせて設定） |
| 顧客会議・商談記録 | 案件終了後一定期間（顧客情報管理ポリシーに準拠） |
| 採用・人事関係 | 個人情報管理規程に準拠した期間 |
| 経営・役員会議 | 適用除外とするか、特別なアクセス制限を設ける |
ツールによって保存期間の上限・設定方法が異なります。各ツールの公式情報で確認してください。（要公式確認）
共有範囲の設計
誰がどのデータを見られるかを、会議の種類ごとに事前に決めておくことで、意図しない情報漏洩を防ぎやすくなります。
| 会議の種類 | 共有範囲の例 |
|---|---|
| 社内定例会議 | 参加者 + 関係部署マネージャー |
| 顧客会議・商談 | 担当営業 + 直属マネージャーのみ |
| 採用インタビュー | 採用担当者 + 採用決裁者のみ |
| 経営・役員会議 | 参加者のみ（外部共有禁止） |
外部リンクによる共有機能がある場合、デフォルト設定と管理者による制御の可否を確認してください。
アクセス権限の管理
- 管理者アカウントの設定と、メンバーごとのアクセス権限の設計
- 退職者・異動者のアカウント削除時にデータがどのように扱われるかを確認しておく
- 部門・プロジェクト単位でのアクセス制御が必要な場合、プランでの対応可否を確認する
管理者機能はプランによって異なります。法人向けプランの条件を公式サイトで確認してください。（要公式確認）
7. AI要約・文字起こし結果を社外共有する前の確認フロー
AI要約・文字起こしは補助ツールです。機密情報・個人情報が含まれる会議の要約を社外に共有する前に、以下の確認フローを設けることを推奨します。
会議終了
↓
AI文字起こし・要約の生成（ツール側で自動処理）
↓
担当者が内容を確認・修正
（固有名詞・数値・決定事項・機密情報の記載を確認）
↓
共有対象の確認
（社外共有してよい情報か、共有範囲のルールに合っているか）
↓
必要に応じて関係部署（法務・情シス）に確認
↓
承認を得た上で共有・保存社外共有前の確認ポイント
- 顧客情報・個人情報・営業秘密が含まれていないか
- 未公表の情報（新製品・経営計画・財務情報）が含まれていないか
- 共有先が定められた共有範囲に含まれているか
- リンク共有の場合、有効期限・パスワード保護などの設定が適切か
AI要約はそのまま正式議事録・社外文書として扱わないことを社内ルールとして定めることを推奨します。
8. 主要4ツールを選ぶ前に確認したい観点
以下は比較の目安です。各ツールのセキュリティ機能、データ保存、学習利用、管理機能、契約条件は変更される可能性があります。最新条件は各ツールの公式サイト・契約条件・管理者向け資料で確認してください。「向いている可能性がある」という参考情報であり、機密情報の安全性を保証するものではありません。
Notta — 日本語文字起こし・AI要約・研修記録・インタビュー・会議議事録
日本語UIと日本語サポートを備えており、社内会議・研修記録・インタビューの文字起こしとAI要約に向いているとされています（要公式確認）。スマートフォンアプリで対面会議の録音にも対応しているとされています（要公式確認）。
機密情報を含む会議で利用する前に、データ保存場所・AI学習への利用可否・管理者機能のプラン条件を公式情報で確認してください。
tl;dv — Web会議・営業会議・顧客会議の録画・共有
Zoom・Google Meet・Microsoft TeamsなどのWeb会議に接続し、録画・AI要約・クリップ共有ができるとされています（要公式確認）。顧客情報を含む商談会議で利用する場合は、外部サービスへのデータ送信について社内の情報セキュリティポリシーとの整合を確認することが特に重要です。Bot参加型ツールのため、参加者の画面に録音通知が表示されることへの対応も事前に検討してください。
Fireflies.ai — 会議記録の自動化・アクションアイテム整理・ワークフロー連携
ボットが会議に自動参加し、録音・文字起こし・要約をバックグラウンドで処理します（要公式確認）。CRM・Slack・Notion・HubSpotなど外部ツールとの連携が特徴とされています。外部ツール連携を使う場合は、連携先へのデータ送信内容についても社内の情報セキュリティポリシーと照合してください。
Sembly AI — 法人チーム・会議履歴検索・会議インサイト・タスク管理
法人チームの会議履歴を横断検索し、タスク・意思決定を管理する機能が特徴とされています（要公式確認）。チーム全体の会議データを蓄積・活用するため、管理者によるアクセス権限の設計・データ保管条件・退職者アカウント管理のプロセスを公式情報で確認することが重要です。
法人向けAI議事録ツールを比較する
チーム共有・管理機能・セキュリティの観点でNotta・tl;dv・Fireflies.ai・Sembly AIを確認できます。
9. 社内ルールに入れておきたいチェックリスト
以下のチェックリストを参考に、AI議事録ツールで機密情報・個人情報を扱う前の社内ルールを整備してください。
入力情報の範囲
- AI議事録ツールで処理してよい情報の種類（一般会議・顧客会議・研修など）を定義したか
- 処理してはいけない情報・会議の種類（経営会議・法務協議・高機密案件など）を定義したか
- 機密情報・個人情報を含む会議を適用除外とするか、特別なルールを設けるかを決めたか
録音前の確認
- 社内メンバーへの周知・説明文を準備したか
- 顧客・取引先が参加する会議での録音前の説明プロセスを整備したか
- Bot参加型ツールの場合、参加者への事前案内方法を決めたか
保存・削除
- データの保存場所（ツール内・社内ストレージへのエクスポート）を決めたか
- 会議の種類ごとの保存期間を決めたか
- 削除の責任者と手順を明確にしたか
- 退職者・異動者のアカウント削除時のデータ引き継ぎ・削除手順を決めたか
共有範囲とアクセス権限
- 会議の種類ごとの共有範囲（閲覧できる対象）を定義したか
- 管理者権限の設計（アカウント追加・削除・権限変更の担当者）を決めたか
- 外部リンク共有の可否と、有効期限・パスワード保護などのルールを決めたか
- 顧客情報を含む会議の文字起こし・AI要約の外部共有を禁止・制限するルールを定めたか
AI要約・文字起こしの確認
- AI要約を社外共有する前の確認者・確認フローを決めたか
- AI要約を未確認のまま正式議事録・社外文書として扱わないルールを定めたか
- 固有名詞・数値・決定事項の確認を担当者が行うプロセスを整備したか
管理体制
- ツール全体の管理者（情報システム部門等）を決めたか
- 法務・コンプライアンス担当者との確認プロセスを整備したか
- 社内の情報セキュリティポリシーとの整合確認を情報システム部門に依頼したか
社内ルールテンプレートの詳細は：AI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレート
導入前チェックリスト全般は：AI議事録ツール導入チェックリスト
稟議書の作成サポートは：AI議事録ツールの選定稟議書テンプレート
10. まとめ
AI議事録ツールで機密情報・個人情報・顧客情報を扱う前に、以下の観点を社内で整備することが重要です。
- 適用する会議の定義 — 処理してよい会議と、適用除外にする会議を明確にする
- 録音前の説明プロセス — 社内メンバー・顧客・取引先への説明と確認を事前に整備する
- 保存・削除ルール — 保存場所・保存期間・削除責任者を決めておく
- 共有範囲とアクセス権限 — 誰がどのデータを見られるかを会議の種類ごとに設計する
- AI要約の確認フロー — 社外共有・正式議事録化の前に人が確認するプロセスを設ける
- 管理体制の整備 — 情報システム部門・法務担当者との確認プロセスを確立する
どのツールも「機密情報・個人情報を完全に安全に扱えることを保証する」ものではありません。各ツールの公式情報を確認した上で、自社のセキュリティ要件・情報管理ポリシーに照らして判断してください。
AI議事録ツールで機密情報・個人情報を扱う場合は、社内の法務・情報システム・セキュリティ担当者に確認してください。本ガイドは法的助言ではありません。
自社に合うAI議事録ツールを確認する
約2分・登録不要。利用シーン・チーム規模・管理要件をもとに、Notta・tl;dv・Fireflies.ai・Sembly AIから向きやすいものを確認できます。
→ AI議事録ツールのセキュリティ確認項目
→ 会議録音・録画の同意で確認すべきこと
→ AI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレート
→ AI議事録ツール導入チェックリスト
→ 法人向けAI議事録ツール比較
→ AI議事録ツールの選定稟議書テンプレート
→ 自社に合うツールを診断する（約2分・登録不要）
掲載情報は2026年5月25日時点で整理した内容です。各ツールのセキュリティ機能、データ保存、学習利用、管理機能、契約条件は変更される可能性があります。最新条件は各ツールの公式サイト・契約条件・管理者向け資料で確認してください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。本ガイドは法的助言・セキュリティ評価・コンプライアンス監査の代替ではありません。
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